Tips voor leidinggevenden bij uitval van een medewerker
Op een bijeenkomst sprak ik een vrouw, noem haar Anne. Zij werkt al jaren als fysiotherapeut in een vast team. Het team heeft een prettige collegiale samenwerking. Zij delen hun privé leven discreet gepast met elkaar. Buiten het werk treffen zij elkaar niet als vrienden.
Een van de collega’s is ernstig ziek geworden en moet een ingrijpende behandeling ondergaan. De rest van het team verdeelt haar werkzaamheden onder elkaar zodat het werk gewoon door kan gaan. Daarnaast vangen ze haar collegiaal op als ze eens op het werk langs komt.
De zieke collega begint steeds meer aandacht van het team te vragen. Ze wil hen graag spreken en neemt veel werktijd van haar collega’s in beslag. Haar collega’s vinden het moeilijk hun grenzen aan te geven omdat ze wel begaan zijn met haar. Ook begint ze privétijd in beslag te nemen. Zo heeft zij een groepsapp aangemaakt en appt iedereen, met allerlei informatie, ook als collegae met vakantie zijn.
Anne geeft aan helemaal niet in de groepsapp te willen zitten en ook geen apps te willen ontvangen als zij met vakantie is. Ze wil sowieso die groepsapp niet.
Daarnaast vraagt de ziek collega in de app; “stuur mij nu eens een leuk berichtje …!”.Dat vindt Anne helemaal vervelend.
Voordat deze collega ziek werd deelde het team dergelijke privé zaken ook niet met elkaar. Het begint erop te lijken dat de collega begint te leunen op het team en dit heeft effect op het functioneren van het team en hun werkzaamheden
Anne vraagt zich af, hoe kan ik dit netjes handelen. Ze stelt zichzelf de vraag: “Bij wie ligt de taak hier iets aan te doen”?
Ze vraagt zich af of ze zelf naar de leidinggevende moet stappen. Of kan ze dit met haar collega’s bespreken en wat zijn de consequenties als ze dit doet. Anne ervaart het als een dilemma. Ze wil aan de ene kant haar collega tonen dat ze met haar begaan is en tegelijkertijd wil ze haar eigen grenzen respecteren.
Tips voor een werkgever/leidinggevende in deze situatie
- Als een collega uitvalt, stem dan met de zieke medewerker af wat u aan het team. Zorg er in ieder geval voor dat er duidelijkheid is over de situatie. De ziektegeschiedenis en wat er medisch aan de hand is, hoeft u niet aan te geven, behalve als de medewerker daar toestemming voor geeft of het zelf vertelt. Wat u wel aan kunt geven is of het verwachtte verzuim kort- of langdurig is. Dit heeft namelijk consequenties voor het team omdat werkzaamheden overgenomen moeten worden.
- Betrek de zieke medewerker zoveel mogelijk bij het werk. Bijvoorbeeld door diegene op het werk thee of koffie te komen laten drinken. Of laat de zieke collega een aantal taken verrichten. Werken kan ook afleiding geven. Zorg bij uitval dat er in ieder geval wekelijks contact is. Door uzelf of door een van de collega’s. Dit verlaagt de drempel voor re-integratie.
- Maak afspraken over het contact in relatie tot elkaars privéleven. Contact met de zieke medewerker buiten werktijd is aan ieder persoonlijk. Respecteer elkaars grenzen hierin.
- Verdeel de taken binnen het team. Kijk hierbij niet alleen wat iemand er qua tijd of werkzaamheden bij kan hebben maar ook of het werk bij diegene past. Dat is zeker van belang als iemand langdurig uitvalt.
- Maak zaken bespreekbaar op de werkvloer. Een zieke collega, zeker als deze ernstig ziek is, heeft impact op het team. Maak bespreekbaar wat dit met de collega’s doet. Dat collega’s zijn begaan met hun zieke collega maar het werk moet ook gewoon doorgaan.
- Mocht de medewerker teveel tijd en energie van de collega’s innemen, bespreek dit met uw medewerker. Geef aan welke invloed het gedrag van de medewerker heeft op het team en biedt hem of haar begeleiding aan bijvoorbeeld door een counsellor/coach.
- Maak duidelijke afspraken over taken en werkzaamheden van de medewerker wanneer deze na volledige uitval weer terugkomt.
Tamara Bijleveld november 2015